Et tapt anbud gir informasjon – men ikke alltid hele forklaringen

Hva gjør leverandøren etter å ha fått beskjed om at en annen vant? Et avslag bør ikke bare arkiveres før arbeidet med neste konkurranse begynner.

Av Arve Sandvoll, daglig leder i Bambus AS · 3. november 2026

Jeg har med interesse lest Cobriefs artikkel «Tapte du anbudet? Slik lærer du av anbudene du ikke vant». Den tar opp en viktig del av anskaffelsesprosessen: Hva gjør leverandøren etter å ha fått beskjed om at en annen vant?

Jeg er enig i mye av det artikkelen løfter frem. Begrunnelsen, muligheten for innsyn og en systematisk gjennomgang av tilbudet kan gi verdifull kunnskap. Et avslag bør ikke bare arkiveres før arbeidet med neste konkurranse begynner.

Samtidig mener jeg at etterarbeidet rommer noen spørsmål som fortjener ytterligere oppmerksomhet. For selv når leverandøren har fått en begrunnelse og innsyn i relevante dokumenter, er det ikke sikkert hele bildet blir tydelig.

Dette er også temaer jeg drøfter i boken Bak kulissene i anbudsspillet, blant annet i kapitlene om avslag, læring, klage og innsyn.

Avslaget er begynnelsen på en undersøkelse

Når en leverandør har brukt mye tid og ressurser på et tilbud, kan det være tungt å få beskjed om at en annen vant. Den første reaksjonen er gjerne skuffelse. Kanskje opplever man også at egen løsning var bedre enn resultatet tyder på.

Da er det fristende å trekke en rask konklusjon:

«Vi tapte på pris.»
«Innkjøperen forsto ikke kvaliteten vår.»
«Konkurrenten lovet mer enn de kan levere.»

Noen ganger kan slike forklaringer være riktige. Andre ganger forteller de bare en del av historien.

Mitt råd er derfor å starte med spørsmålene før konklusjonen:

• Hva skulle tilbudene vurderes på?
• Hva forteller begrunnelsen om forskjellene mellom tilbudene?
• Hva skrev vi faktisk i vår egen besvarelse?
• Var det vi oppfattet som styrker, tydelig nok beskrevet og dokumentert?
• Hva vet vi – og hva antar vi fortsatt?

Denne forskjellen mellom kunnskap og antakelser er viktig. Den gjør det lettere både å lære av en konkurranse og å vurdere om det er grunnlag for å stille spørsmål ved resultatet.

Begrunnelsen er et viktig utgangspunkt

En god begrunnelse kan hjelpe leverandøren å forstå hvilke forhold som fikk betydning i evalueringen. Den kan også gi grunnlag for å kontrollere om vurderingen ser ut til å bygge på de kriteriene som var oppgitt i konkurransen.

Men en begrunnelse er ikke nødvendigvis en fullstendig beskrivelse av alt som skjedde i evalueringsarbeidet. Den sammenfatter vurderinger og forskjeller som oppdragsgiveren mener forklarer valget.

For leverandøren kan det derfor være nyttig å lese begrunnelsen med sitt eget tilbud ved siden av:

• Hvor i besvarelsen forklarte vi hvordan løsningen skulle fungere?
• Hvilken dokumentasjon ga vi?
• Var det enkelt for innkjøperen å finne svaret?

I mitt arbeid har jeg ofte vært opptatt av forskjellen mellom den kvaliteten leverandøren vet at virksomheten har, og den kvaliteten som faktisk kommer frem i tilbudet.

Leverandøren kjenner medarbeiderne, erfaringen og arbeidsmåtene sine. Innkjøperen må vurdere tilbudet ut fra informasjonen som er gjort tilgjengelig i konkurransen. Det som er selvfølgelig for den som skriver, er ikke alltid like tydelig for den som leser.

Innsyn gir innblikk – ikke nødvendigvis hele bildet

Innsyn i relevante dokumenter kan gi verdifull informasjon. Det kan gjøre det lettere å forstå hvordan konkurransen er gjennomført, og hvordan et annet tilbud har besvart oppgaven.

Samtidig må innsyn vurderes etter reglene som gjelder for den konkrete saken. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt, kan ikke deles, og andre unntak kan også være aktuelle.

Selv når leverandøren får tilgang til dokumenter, vil de ikke nødvendigvis vise alle vurderingene som fant sted. Dokumentene kan gi innblikk i resultatet og grunnlaget, mens spørsmålene, diskusjonene og usikkerheten underveis ikke alltid kommer like tydelig frem.

Det betyr ikke at leverandøren skal slå seg til ro med en uklar begrunnelse. Tvert imot bør man stille saklige spørsmål når noe er vanskelig å forstå. Men det er klokt å være varsom med å fylle hullene i informasjonen med egne antakelser.

Et tap kan ha flere årsaker

Å registrere hvorfor en konkurranse ble tapt, kan være en god start på læringsarbeidet. Men jeg vil være forsiktig med å redusere alle tap til én årsak.

La oss tenke oss en leverandør som får lavere uttelling både på pris og på en kvalitetsbeskrivelse. I den interne oppsummeringen sier man: «Vi tapte på pris.»

Det kan være riktig at prisforskjellen var avgjørende. Men dersom kvalitetsbeskrivelsen samtidig var generell og lite konkret, har leverandøren også et forbedringspunkt der.

En annen virksomhet kan ha levert et tydelig tilbud, men valgt å delta i en konkurranse der kravene og vurderingskriteriene passet bedre til en annen type løsning. Da ligger læringen kanskje både i tilbudsarbeidet og i beslutningen om å delta.

Noen spørsmål kan derfor være nyttige å stille samlet:

• Var konkurransen riktig for oss?
• Forsto vi oppdragsgiverens behov og vurderingsgrunnlag?
• Var pris og ressursbruk gjennomtenkt?
• Beskrev vi løsningen konkret nok?
• Underbygget vi påstandene våre?
• Var besvarelsen enkel å finne frem i?
• Hadde vi en god intern kontroll før levering?

Svarene vil variere. Poenget er å undersøke sammenhengen før vi bestemmer oss for hva som skal forbedres.

Når bør leverandøren reagere?

Etter en tildeling har leverandøren behov for å vurdere både resultatet og prosessen. Dersom noe er uklart, kan det være naturlig å be om en nærmere forklaring. Dersom det er grunn til å tro at det er begått feil, kan det også være riktig å klage.

En klage kan være viktig for å få vurdert forhold som har betydning for konkurransen. Den bør bygge på konkrete observasjoner og et saklig grunnlag. Samtidig er det forskjell på å være uenig i en vurdering og å kunne vise til en feil i gjennomføringen.

Her kan tidsfrister og handlingsrom variere med konkurransen og regelverket som gjelder. Leverandøren bør derfor undersøke situasjonen tidlig, og søke juridisk bistand når saken tilsier det.

Hva kan innkjøperen bidra med?

Læring etter en konkurranse er ikke bare leverandørens ansvar. Oppdragsgiveren har også interesse av at leverandørene forstår hva som ble vurdert og hvorfor resultatet ble som det ble.

En tydelig og etterprøvbar begrunnelse kan bidra til tillit, selv når mottakeren er skuffet. Den kan også hjelpe leverandøren å avgjøre om det er grunnlag for spørsmål eller en klage.

For innkjøperen kan tilbakemeldinger fra leverandørene gi nyttig innsikt:

• Var konkurransedokumentene forståelige?
• Kom det inn den typen besvarelser man forventet?
• Var kravene og kriteriene egnet til å vise relevante forskjeller?

Også på denne siden av bordet kan en avsluttet konkurranse gi læring til den neste.

Fra erfaring til bedre beslutninger

Et tapt anbud kan gi verdifull informasjon, men læringen oppstår først når informasjonen blir undersøkt, diskutert og brukt.

For noen virksomheter kan det være nok å gjennomgå ett tilbud og velge ett forbedringstiltak. Andre kan ha nytte av å se flere konkurranser samlet: Går de samme spørsmålene igjen? Er det bestemte kriterier hvor kvaliteten ikke kommer godt nok frem? Eller bør virksomheten være mer selektiv med hvilke konkurranser den deltar i?

Min erfaring er at de mest nyttige spørsmålene ofte handler om sammenhengen mellom konkurransen, tilbudet og vurderingen. Denne sammenhengen belyses fra ulike sider i Bambus’ fire bøker:

«Bak kulissene i anbudsspillet» tar blant annet opp hva som skjer etter tildelingen, hvordan leverandøren kan forstå begrunnelsen og innsynet, og hvordan erfaringene kan brukes til læring.

«Fra behov til kontrakt» viser anskaffelsen som en helhet – fra behov og planlegging til evaluering, kontrakt og oppfølging. Boken er særlig skrevet for innkjøpersiden, men kan også gi leverandøren nyttig innsikt i oppdragsgiverens perspektiv.

«Beste praksis i tilbudsskriving – Bambus-metoden» retter oppmerksomheten mot hvordan leverandøren kan bruke forståelsen av konkurransen til å utvikle et tydeligere og bedre dokumentert tilbud. Erfaringer fra tidligere konkurranser kan være et nyttig utgangspunkt for dette arbeidet.

«Veiledning for lov og forskrift om offentlige anskaffelser» gir leverandøren en praktisk inngang til regelverket og spillereglene. Den kan bidra til å forstå sammenhengen mellom krav, kriterier, dokumentasjon og gjennomføringen av konkurransen.

Bøkene bygger på erfaring og faglige vurderinger. De gir ikke fasitsvar for den enkelte anskaffelsen, men kan brukes som grunnlag for refleksjon, læring og egne beslutninger – på begge sider av bordet.

Du finner mer informasjon om bøkene og de tilhørende fagheftene i butikken.