Den viktigste anskaffelsesdataen ligger allerede i økonomisystemet

Den viktigste anskaffelsesdataen mange offentlige virksomheter har, ligger allerede i økonomisystemet. Den heter faktura.

Av Arve Sandvoll, daglig leder i Bambus AS · 2. november 2026

DFØ har laget en veileder for datadrevne anskaffelser. I Anbud365 fredag 23. oktober sa seksjonssjef Paul Are Angell Killie i DFØ noe jeg vil løfte fram:

Man trenger ikke starte med KI. «Det er mulig å få til mye med «papir og blyant», regneark og forståelse for de dataene man har tilgang til», sier han.

Det som slår meg når jeg leser kapittel 4 i veilederen, er hvor jordnært det er. Fakturadata kan brukes til å kontrollere om fakturaen gjelder riktig kontrakt, om fakturert pris er lik avtalt pris, og om fakturert mengde stemmer med bestilling og mottak. DFØ anbefaler også ett kontraktsnummer som følger kjøpet fra kontrakten, via bestillingen og helt fram til fakturaen.

Spørsmålene veilederen stiller, er enkle:

• Kjøper vi det vi har avtalt?
• Betaler vi riktig pris?
• Har vi mange kreditnotaer, og i så fall hvorfor?

Dette er kontraktsoppfølging

Min vurdering er at dette ikke først og fremst er et digitaliseringsprosjekt. Det er kontraktsoppfølging. Jeg har sittet i evalueringsrom i over 40 år, og mønsteret er ofte det samme: Enormt mye energi går med til konkurransen. Når kontrakten er signert, flytter oppmerksomheten seg til neste anskaffelse.

I boken min «Fra behov til kontrakt», kapittel 18 om operativ kontraktsoppfølging, skriver jeg:

«Det er viktig å understreke at leveransen ikke kan forutsettes å være korrekt – den må kontrolleres.»

Og i fagheftet «Bambus Fordypningene», i artikkelen om kontraktsoppfølging som den mest undervurderte fasen:

«God kontraktsoppfølging handler ikke først og fremst om å kontrollere leverandøren. Den handler om å sikre at begge parter lykkes med det de ønsket å oppnå gjennom avtalen.»

Til deg som er innkjøper

• Bestem før kontrakten signeres hvilke tre–fire forhold dere faktisk skal følge opp, for eksempel forbruk, pris og avvik.
• Still krav om kontraktsnummer på bestilling og faktura, og sjekk det ved attestering.
• Ta med tallene inn i kontraktsmøtet. Det gir en bedre samtale enn magefølelse.

Til deg som er leverandør, særlig om dere er små

• Fakturer ryddig, med kontraktsnummer og avtalte priser. Det er den mest konkrete måten å vise at dere leverer det dere lovet.
• Be gjerne selv om et oppfølgingsmøte. En kunde som ser at avtalen etterleves, husker dere til neste konkurranse.

Hvor mange av dere bruker fakturadata i kontraktsoppfølgingen i dag – og hva var det første steget?

Kilde: Intervjuet med DFØ i Anbud365